Onnistunut tulokaskokemus vahvistaa työnantajakuvaa

Jokainen meistä on joskus aloittanut uudessa työssä ja muistaa, miltä se tuntui. Millainen tunnelma ja kulttuuri työpaikasta välittyi, millainen vastaanotto siellä oli, olivatko työvälineet valmiina ja oliko perehdyttämiseen valmistauduttu? Uuden työn aloittaminen on kuin ensimmäinen koulupäivä, jolloin käännetään uusi ikimuistoinen sivu elämässä.

Ensivaikutelma ratkaisee paljon

Hyvä ensivaikutelma on rekrytoivan organisaation kannalta tärkeä, sillä sen voi tehdä vain kerran. Tulokas huomaa kyllä, jos esimies tai perehdyttäjä antaa kovin kiireisen vaikutelman ja keskittyy enemmän omiin töihinsä kuin perehdyttämiseen. Tunnepuolella on valtava merkitys, kokeeko tulokas itsensä tervetulleeksi, sillä se tuntemus kantaa pitkälle.

Organisaation toimintakulttuuri välittyy uudelle työntekijälle kaikissa kohtaamisissa: ilmapiirissä, eleissä, ilmeissä, pukeutumisessa sekä siinä, miten työkaverit toimivat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.  Moni meidän toimitiloihimme saapunut tai muualla meidän henkilöstöämme tavannut on kuvannut ilmapiiriämme innostavaksi. Ei varmasti ole sattumaa, että saman huomion on tehnyt moni henkilö eri yhteyksistä.

Yksi tärkeimmistä asioista hyvän tulokaskokemuksen muodostumisessa on, että rekrytointivaiheessa tulokkaalle esitetyt asiat organisaatiosta ja työnkuvasta ovat mahdollisimman realistisia. Tällä voidaan välttää pettymyksiä myöhemmin. Moni jättää uuden työnsä juurikin siitä syystä, että omat kokemukset ja odotukset eivät kohtaa. Ennen varsinaista työn aloitusta olisikin tärkeää tarjota työnhakijalle mahdollisimman paljon tietoa organisaatiosta, sillä tämä ennakointivaiheen perehdyttäminen auttaa tulokasta pääsemään nopeammin sisälle organisaatioon ja työtehtäviin.

Hyvin suunniteltu tulokasprosessi maksaa itsensä takaisin

Toimiessani kummina uusille työntekijöille olen huomannut, että hyvin suunniteltu ja tehokas onboarding eli tulokaskokemusprosessi on tärkeä ja siihen panostaminen todella kannattaa. Perehdytyksen avulla voidaan vaikuttaa positiivisesti uuden työntekijän oppimiseen, innostumiseen ja sitoutumiseen uuteen työhön. Perehdytysvastuun jakaminen tiimiläisten kesken tehostaa ajankäyttöä, nopeuttaa uuteen työyhteisöön solahtamista ja vahvistaa yhteishenkeä. On kuitenkin hyvä, jos tulokkaalla olisi oma kummi, mentori tai perehdyttäjä, jolta voi aina kysyä asioita, olipa tulokas sitten untuvikko tai konkari.

Kun perehdytyksessä edetään, kummina on aivan mahtavaa huomata, kuinka uudet työntekijät pääsevät työn imuun ja alkavat loistaa työssään. He pääsevät kasvamaan siihen rooliin, johon heidät on palkattu. Samalla tulokkaat tuovat omat arvokkaat näkemyksensä ja kokemuksensa organisaation käyttöön.

Näitä näkemyksiä kannattaa hyödyntää. Tulokas katsoo alussa kaikkea ulkopuolisin silmin ja kyseenalaistaa rohkeasti sellaista, mille muu porukka on jo sokeutunut. Myös kummit ja esimiehet oppivat uusilta työntekijöiltä, jotka tuovat organisaatioon oman kokemuksensa ja muuttavat samalla kulttuuria pala palalta.

Puolen vuoden merkityksellinen perehdytysjakso

Onnistunut rekrytointi ei pääty työsopimuksen allekirjoittamiseen. Se vasta aloittaa työntekijän matkan organisaation uudeksi ja arvostetuksi jäseneksi. Tutkimusten mukaan lähes 90 % työntekijöistä päättää ensimmäisen kuuden kuukauden aikana, jäävätkö he yritykseen. Siksi tämä ensimmäinen puolen vuoden aika on merkityksellinen, ja siihen kannattaa panostaa.  

Tiedetään myös, että vie keskimäärin puoli vuotta, ennen kuin uusi työntekijä kykenee tuottamaan yritykselle enemmän kuin suorat kulunsa. Tämän ajan lyhentäminen saisi aikaan huomattavia säästöjä. Mikäli joka neljäs tulokas lähtee vuoden sisällä, ei arvon tuottamiselle jää paljon aikaa. Kulu työntekijän menetyksestä vastaa tämän kahden vuoden palkkaa ja uuden työntekijän rekrytointi tulee yritykselle kalliiksi. Kyse ei siis ole vähäpätöisestä asiasta.

Perehdytysprosessi kestää organisaatioissa keskimäärin kolme kuukautta, joskus vain joitakin viikkoja. Uusimmat tutkimukset kuitenkin osoittavat, että vie jopa vuoden, ennen kuin tulokas pystyy omaksumaan riittävät sosiaaliset ja tiedolliset taidot pärjätäkseen nykyajan monimuotoisessa ja jatkuvasti muuttuvassa organisaatiossa.

Mitä sitten tapahtuu perehdytysjakson jälkeen? Käydäänkö tulokkaiden kanssa kuukausittain seurantakeskusteluja, kyselläänkö miten menee, vai oletetaanko tulokkaiden jo osaavan asiat tehokkaan perehdytyksen läpikäytyään. Uskon, että perehdytyksen ja ensimmäisen puolen vuoden väliin jäävä ajanjakso on avainasemassa tulokkaan sitoutumisen ja tehokkaan oppimisen kannalta. Tämä on se vaihe, jossa kaikkea opittua sovelletaan käytäntöön ja jolloin tulokkaalla on eniten käytännön kysymyksiä. Jos tulokas kokee, ettei hän enää tässä vaiheessa saa riittävästi tukea, hyvin hoidettu ensivaikutelma alkaa rapautua. Tässä kohtaa organisaatioilla olisi huikeasti mahdollisuuksia hoitaa homma hyvin.

Perehdytys varmistaa yhteisen onnistumisen yritykselle ja tulokkaalle

Nykyään työntekijäkokemus on elintärkeä osa yritysten mainetta työnantajana. Erinomaisesti hoidetusta rekrytoinnista ja perehdytyksestä sana kyllä kiirii – ja päinvastoin. Avain työntekijäkokemukseen ja huipputyyppien saamiseen sekä näiden pitämiseen, on perehdytyksessä.

Hyvä perehdytysohjelma säästää kaikkien aikaa, sillä sen avulla voidaan välttää turhia väärinkäsityksiä. Sillä varmistetaan, että uudet työntekijät pääsevät nopeasti kärryille organisaation tärkeimmistä käytännöistä, löytävät tarvittavan tiedon yhdestä paikasta ja saavat johdonmukaisen perehdytysjakson, joka on suunniteltu palvelemaan juuri kyseisen organisaation arvoja, yrityskulttuuria ja käytäntöjä. Samalla tulokkaat pääsevät jakamaan kokemuksiaan ja ajatuksiaan muille, voivat saada vertaistukea muilta perehdytysohjelman osanottajilta ja kokevat itsensä osaksi uutta työyhteisöä. 

Hyödyt organisaatiolle ovat myös kiistattomat: tulokkaat sitoutuvat paremmin organisaatioon ja pääsevät nopeammin käsiksi olennaiseen työhön. Irtisanoutumiset vähenevät, yhteisöllisyys lisääntyy ja parhaat käytännöt jämäköityvät osaksi yrityskulttuuria. Organisaation maine erinomaisena työnantajana vahvistuu ja arvo työmarkkinoilla lujittuu.

Tulokaskyselyllä varmistetaan oikeansuuntaiset askelmerkit

Arviointi ja mittaaminen ovat tärkeä osa organisaation jatkuvasti kehittyvää tulokasohjelmaa. Eezy Spiritin suomalaisten yritysten HR-johdolle tekemän tutkimuksen mukaan vain puolella vähintään 250 henkeä työllistävistä yrityksistä on tulokasohjelma ja vain 10 % mittaa sen tehokkuutta. Myös tulokaskyselyjen käyttö on vielä melko vähäistä, etenkin pienemmissä organisaatioissa. Tulokaskokemuksen merkitys kuitenkin tunnistetaan ja valtaosa yrityksistä haluaakin panostaa siihen enemmän jatkossa.

Tulokaskyselyn käyttö tarjoaa esimiehille, liiketoiminnoille ja hr-johdolle tärkeää tietoa tulokaskokemuksen tilasta ja perehdytysprosessin onnistumisesta reaaliajassa, sekä mahdollistaa ketterät korjausliikkeet tarvittaessa. Se mahdollistaa myös tulokaskokemuksen seuraamisen tulokasprosessin eri vaiheissa sekä linkittymisen henkilöstökokemukseen, jota organisaatioissa mitataan säännöllisesti henkilöstötutkimuksella.

Maarit Ahvenainen

Kirjoittaja on organisaatioiden ja tulokaskokemuksen kehittämisen asiantuntija, joka innostuu tulevaisuuden työelämän rakentamisesta ja yhdessä menestymisestä.

 

Lue lisää tulokaskokemuksen kehittämisestä tästä